(Versie 17-6-2018)

Als Ouderraad ’t Rakkertje vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Ouderraad ’t Rakkertje vzw
Assesteenweg 125
1750 Lennik
ouderraad@rakkertje.be
of info@rakkerrun.be voor specifieke vragen ivm de RakkerRun

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Ouderraad ’t Rakkertje vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

1. Voor de uitvoering van onze overeenkomst met u en met name om:
   • uw inschrijvingen te beheren, uw betaling te ontvangen en u te voorzien van klantenondersteuning, o.a. klantservice communicatie te bezorgen (ook via e-mail of andere middelen) waaronder reserveringbevestigingen, herinneringen aan events en eventuele toegankelijkheidsvereisten;
     een klassement van de deelnemers op te stellen;
   • foto’s, video’s en audiovisueel materiaal van het evenement te nemen;
   • de publieke aankondiging van het klassement en de  foto’s, video’s of audiovisueel materiaal op de website van het evenement, op de website www.sportsites.be of andere media kanalen
2. Voor onze gerechtvaardigde zakelijke belangen:

• • Om foto’s en video’s waarop u staat afgebeeld te gebruiken voor sfeerbeelden, voor de promotie van het evenement en de volgende edities ervan (o.a. op sociale media’s);

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om contact met onze deelnemers te houden en om onze evenementen te promoten. Voor foto’s, video’s en audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die duidelijk de bedoeling hebben om uw persoon als centrale figuur af te beelden en te promoten, zal uw toestemming worden gevraagd bij gebruik ervan voor promotiedoeleinden.

Welke gegevens gebruiken wij?

Wij gebruiken de gegevens die u ons bezorgt bij de inschrijving, o.a.:

• Naam en voornaam;
• Leeftijd;
• Geslacht;
• Adres;
• Emailadres;
• Telefoonnummer;
• Club (indien lid van een club);
• Deelnemersnummer;
• Betalingsdetails;
• Informatie die u ons doorstuurt in het kader van uw communicatie met ons.

Naast deze gegevens gebruiken wij soms ook de volgende gegevens die u betreffen:

• Foto’s, video’s en ander audiovisueel beeldmateriaal;
• Resultaten voor publicatie;
• In de weinige gevallen waarin we persoonlijke informatie van kinderen verzamelen, vragen we altijd toestemming aan de ouders en zullen we dergelijke informatie altijd uitsluitend verzamelen voor de doeleinden die zijn gespecificeerd op het moment dat we deze verzamelen.

Hoe lang worden deze gegevens bewaard en uw informatie onderhouden?

• Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
• Uw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres en evenement waarvoor u zich heeft ingeschreven) worden bewaard voor onbepaalde duur om u te kunnen informeren over de andere evenementen. U heeft altijd het recht om te vragen geen informatie meer te ontvangen en uw contactgegevens zullen dan worden gewist.
• Bij uitzondering zullen de foto’s en ander audiovisueel beeldmateriaal voor promotionele doeleinden en sfeerbeelden kunnen worden gebruikt voor onbepaalde duur.
• Wij zullen uw gegevens veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, in overeenstemming met ons bedrijfsbeleid.

Met wie delen wij uw gegevens en waarom?

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• tijdsmeting en opstellen van klassement
• nemen van foto’s

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij geven uw gegevens niet aan derden door, behalve:

• overheidsinstellingen of andere bevoegde instanties waar dit wettelijk is toegestaan of vereist of voor medische of veiligheidsredenen (bijvoorbeeld indien u zich tijdens het evenement onwel zou voelen);
• voor publicatie van de resultaten en foto’s, video’s of ander audiovisueel materiaal in de diverse communicatiekanalen van het evenement;
• indien u daarmee heeft ingestemd.

Het klassement van uw resultaten wordt meegedeeld aan het publiek (ook de media) alsook promotiebeelden en sfeerbeelden waaronder foto’s en ander audiovisueel materiaal.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Gebruik van foto’s en video’s

Tijdens het evenement worden mogelijks foto’s, video’s en ander audiovisueel materiaal genomen.
Het evenement vindt plaats op een publiek toegankelijke plaats. Door uw deelname aan een publiek evenement aanvaardt u dat er foto’s en ander audiovisueel materiaal van het evenement worden genomen waarop u zichtbaar bent, maar waarbij het beeldmateriaal niet rond uw persoon als centrale figuur wordt opgebouwd. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van dergelijke foto’s en audiovisueel materiaal voor promotie en beleving van onze evenementen.
Er worden mogelijks ook foto’s en audiovisueel materiaal genomen, waarop u als centrale figuur wordt afgebeeld. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van deze foto’s en ’audiovisueel materiaal in brochures, op affiches en algemeen marketing materiaal en op de website en facebookpagina van het evenement voor de promotie en sfeerbeleving van het evenement en van de volgende edities hiervan.
U heeft het recht om het wissen van deze foto’s te vragen tot 6 weken na het evenement. Daarvoor mag u een e-mail sturen naar info@rakkerrun.be met aanduiding van uw naam, voornaam, en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen en aanduiding van de betrokken foto of video. Een bewijs van uw identiteit kan worden gevraagd.
Foto’s of audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die niet zijn opgebouwd rond uw persoon als centrale figuur worden niet aan partners of sponsors overgemaakt, tenzij u hiermee heeft ingestemd.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage en correctie van uw persoonsgegevens.
U heeft ook het recht om zich in bepaalde omstandigheden te verzetten tegen het gebruik ervan of om de schrapping en het wissen van uw persoonsgegevens te vragen, evenals het recht om een beperking van de verwerking te verzoeken, alsook het recht om de overdracht van uw gegevens te vragen, zoals voorzien in de artikelen 15 tot 20 AVG (Algemene Verordening Gegevensverwerking).
Deelnemers die dit wensen, kunnen dus ook een verzoek richten tot wissen van hun deelnemersnummer, hun naam en voornaam, alsook leeftijd uit de klassementen, zodat hun identificatie achteraf niet mogelijk is.

U heeft ook het recht om zich kosteloos te verzetten tegen het gebruik ervan voor direct marketingdoeleinden.
Om uw rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar info@rakkerrun.be met aanduiding van uw naam, voornaam, en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen. Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd.
Wij maken u erop attent dat sommige Persoonsgegevens uitgesloten kunnen zijn van het recht op toegang, correctie, bezwaar, vernietiging of verwijdering, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u
hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende
autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Ouderraad ’t Rakkertje vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 17 juni 2018
Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.
Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.